Find ERP konsulent med speciale i procesanalyse i dit område

Start med det arbejde, medarbejderne faktisk udfører

En procesbeskrivelse på papir kan se enkel ud, selv om medarbejderne hver dag hopper mellem ERP-systemet, regneark, e-mails og manuelle noter. Derfor bør en procesanalyse ikke kun tage udgangspunkt i ledelsens beskrivelse af arbejdsgangen. ERP konsulenten bør følge konkrete forløb og spørge brugerne, hvad de gør, når standardprocessen ikke passer.

Du får mest værdi, når analysen tager udgangspunkt i et afgrænset problem. Det kan være ordrer, der venter på godkendelse, lagerbeholdninger der ikke stemmer, fakturaer som kræver manuelle rettelser eller rapporter, der først bliver brugbare efter arbejde i et regneark. Et tydeligt problem gør det lettere at finde årsagen og vælge en løsning, som faktisk kan bruges.

Bed konsulenten følge en sag fra start til slut

En procesanalyse bør vise hele forløbet på tværs af roller og afdelinger. Hvis analysen kun ser på ét skærmbillede eller én afdeling, kan problemet blot blive flyttet til næste trin. Bed konsulenten følge udvalgte sager gennem systemet, eksempelvis fra kundeordre til levering og fakturering eller fra indkøbsbehov til betaling.

• Hvor begynder processen?
  Afklar hvilken hændelse der sætter arbejdet i gang, og hvilke oplysninger der skal være til stede.
• Hvem træffer beslutninger?
  Kortlæg godkendelser, kontrolpunkter og situationer hvor medarbejdere venter på andre.
• Hvor skifter data system?
  Find steder hvor oplysninger kopieres mellem ERP, regneark, e-mail eller andre løsninger.
• Hvad sker der ved fejl?
  Undersøg returvarer, kreditnotaer, manglende data og andre afvigelser fra standardforløbet.
• Hvordan afsluttes processen?
  Aftal hvornår en sag reelt er færdig, og hvilke data der skal kunne dokumentere resultatet.

Skeln mellem systemfejl og procesproblemer

Et langsomt eller besværligt arbejdsforløb skyldes ikke altid ERP-systemet. Problemet kan ligge i uklare roller, manglende stamdata, overflødige godkendelser eller forskellig praksis mellem afdelinger. En dygtig konsulent bør kunne skelne mellem forhold, der kræver ny opsætning, og forhold der bør løses gennem ændrede rutiner eller tydeligere ansvar.

Lad brugerne forklare deres omveje

Manuelle løsninger bliver ofte skabt, fordi medarbejderne forsøger at få arbejdet til at fungere. Et ekstra regneark kan derfor være et vigtigt signal frem for et tegn på modvilje mod ERP-systemet. Bed konsulenten undersøge, hvilket behov regnearket dækker, hvem der bruger det, og hvilke risici der opstår, hvis oplysningerne ikke bliver opdateret.

En grundig behovsafdækning med input fra daglige ERP-brugere kan give et bedre billede af forskellen mellem formelle krav og praktiske behov. Brugerne bør også være med til at vurdere løsningsforslaget, før større ændringer sættes i gang.

Prioritér forbedringer, som kan mærkes i hverdagen

Analysen bør ende i mere end et procesdiagram. Bed om en prioriteret liste over problemer, årsager, anbefalinger og afhængigheder. Hvert forslag bør forklare, hvem der får gavn af ændringen, hvilken risiko den løser, og hvad der skal testes.

Nogle fund kan føre til målrettet ERP optimering af eksisterende arbejdsgange, mens andre kræver organisatoriske beslutninger. Vær kritisk over for forslag om specialudvikling, hvis problemet kan løses med tydeligere roller, bedre datadisciplin eller en standardfunktion, som virksomheden endnu ikke bruger.

Brug analysen som grundlag for automatisering

Automatisering giver bedst resultat, når processen allerede er forstået og forenklet. Ellers risikerer virksomheden at gøre et dårligt arbejdsforløb hurtigere uden at fjerne fejl eller unødige trin. Spørg konsulenten hvilke regler, undtagelser og kontrolpunkter der skal være på plads, før et trin kan automatiseres.

Hvis analysen viser mange gentagne opgaver, kan erfaring med automatisering af veldefinerede ERP-processer være relevant. Bed om at få beskrevet både normalforløbet og håndteringen af afvigelser, så automatiseringen ikke går i stå ved den første usædvanlige sag.

Vælg en konsulent der stiller kritiske spørgsmål

Vi har samlet og opdaterer løbende 2 aktive ERP konsulenter med procesanalyse som speciale. På FindForMig kan du sende én gratis forespørgsel til op til 3 konsulenter nær dig, som du selv vælger. Sammenlign anmeldelser, erfaring og specialer, og bed dem forklare hvordan de observerer arbejdet, dokumenterer problemer og prioriterer forbedringer.